Política de Privacidad

Bienvenido a la Política de Privacidad de NexFiler, operado por KVBN Investment, LLC DBA NexCodePR ("NexCodePR", "nosotros", "nuestro"). Esta política explica qué datos recopilamos, por qué los recopilamos, cómo los usamos y cuáles son sus derechos.

Al utilizar NexFiler (la "Plataforma"), usted acepta las prácticas descritas en este documento. Si no está de acuerdo, por favor deje de usar el servicio.

1. Responsable del Tratamiento de Datos

Empresa: KVBN Investment, LLC DBA NexCodePR
Producto: NexFiler
Dirección: Puerto Rico, Estados Unidos
Correo de contacto: info@nexcodepr.com
Sitio web: app.nexcodepr.com

2. Datos que Recopilamos

2.1 Datos que usted nos proporciona

Al registrarse y utilizar la Plataforma, usted nos proporciona:

• Nombre y apellido del usuario administrador
• Dirección de correo electrónico
• Nombre de la firma contable
• Número EIN (Employer Identification Number) de la firma
• Información de pago procesada a través de Stripe (no almacenamos datos de tarjetas directamente)
• Datos de clientes de la firma: nombres, correos, números de control
• Información de proyectos, facturas, horas trabajadas y comunicaciones dentro de la Plataforma

2.2 Datos recopilados automáticamente

Al usar la Plataforma, los servidores recopilan automáticamente:

• Dirección IP
• Fecha y hora de acceso
• Estadísticas de uso agregadas de la Plataforma (número de proyectos creados, módulos utilizados, frecuencia de acceso) — utilizadas exclusivamente para métricas internas de administración

3. Finalidad del Tratamiento

Utilizamos los datos recopilados para los siguientes propósitos:

• Proveer y mantener los servicios de NexFiler
• Gestionar su cuenta, suscripción y facturación
• Gestionar suscripciones y pagos a través de Stripe, quien procesa los datos de tarjeta directamente
• Enviar notificaciones del servicio, recordatorios y comunicaciones relacionadas con su cuenta
• Brindar soporte técnico y responder solicitudes
• Mejorar la Plataforma mediante análisis de uso agregado y anónimo
• Generar métricas internas de administración (superadmin) sobre el uso de la Plataforma — estos datos son agregados y no se comparten con terceros
• Cumplir con obligaciones legales aplicables
• Detectar y prevenir actividad fraudulenta o no autorizada

4. Terceros que Procesan sus Datos

NexCodePR utiliza los siguientes proveedores de servicios como procesadores de datos:

5. Modo y Lugar del Procesamiento

El procesamiento de datos se realiza mediante servidores ubicados en instalaciones de Hostinger. NexCodePR toma medidas de seguridad apropiadas para prevenir acceso no autorizado, divulgación, modificación o destrucción de los datos, incluyendo:

• Autenticación mediante JWT (JSON Web Tokens) y contraseñas encriptadas con bcrypt
• Conexiones cifradas mediante HTTPS/TLS
• Aislamiento de datos por firma mediante identificadores únicos (firma_id)
• Control de acceso basado en roles (admin, staff, portal cliente)
• Encriptación de campos sensibles como el EIN en la base de datos

El acceso a los datos está restringido al personal autorizado de NexCodePR exclusivamente para fines operativos y de soporte.

6. Retención de Datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con los propósitos para los cuales fueron recopilados:

• Datos de cuenta activa: durante toda la vigencia de la suscripción
• Datos tras cancelación: hasta 90 días después de la cancelación, salvo que el usuario solicite eliminación anticipada
• Datos de facturación: según lo requieran las obligaciones legales y fiscales aplicables
• Datos de soporte: hasta 2 años desde la resolución del caso

Una vez vencido el período de retención, los datos serán eliminados de forma segura de nuestros sistemas.

7. Derechos del Usuario

Como usuario de NexFiler, usted tiene los siguientes derechos con respecto a sus datos personales:

• Acceso: Solicitar una copia de los datos que tenemos sobre usted
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
• Eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos personales
• Portabilidad: Solicitar sus datos en formato estructurado y de uso común
• Restricción: Solicitar que limitemos el procesamiento de sus datos en ciertos casos
• Objeción: Oponerse al procesamiento de sus datos para fines específicos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacte a: info@nexcodepr.com

Responderemos a su solicitud dentro de los 30 días siguientes a su recepción. Este servicio es gratuito.

8. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

NexFiler utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para el funcionamiento de la autenticación y la sesión del usuario. No utilizamos cookies de seguimiento de terceros, publicidad comportamental ni herramientas de heat mapping en la Plataforma en este momento.

El sitio público nexcodepr.com puede utilizar cookies básicas de funcionamiento. No vendemos ni compartimos datos de usuarios con anunciantes.

9. Seguridad de los Datos

NexCodePR implementa medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos, incluyendo:

• Encriptación de datos en tránsito (TLS/HTTPS)
• Encriptación de campos sensibles en la base de datos (incluyendo EIN)
• Acceso restringido por roles a la información
• Contraseñas almacenadas mediante hash bcrypt
• Base de datos MySQL no expuesta públicamente (acceso solo desde servidor local)
• Auditorías de seguridad periódicas

Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, notificaremos a los usuarios afectados de acuerdo con las leyes aplicables.

10. Datos de Clientes de las Firmas

NexFiler es una plataforma B2B. Las firmas contables que utilizan NexFiler son responsables de los datos de sus propios clientes que ingresan a la Plataforma. NexCodePR actúa como procesador de datos en relación con esa información.

Las firmas deben asegurarse de tener las autorizaciones apropiadas para procesar los datos de sus clientes dentro de NexFiler, y son responsables de cumplir con las leyes de privacidad aplicables a su práctica profesional, incluyendo los requerimientos del IRS.

11. Menores de Edad

NexFiler es una plataforma diseñada exclusivamente para uso profesional por firmas contables y sus empleados. No recopilamos intencionalmente información de personas menores de 18 años. Si identifica que un menor ha proporcionado datos, contáctenos para eliminarlos.

12. Cambios a esta Política

NexCodePR se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios materiales serán notificados a los usuarios registrados mediante correo electrónico o un aviso visible dentro de la Plataforma con al menos 15 días de anticipación.

Se recomienda revisar esta política periódicamente. El uso continuado de la Plataforma después de cualquier modificación constituye aceptación de los cambios.

13. Ley Aplicable y Jurisdicción

Esta Política se rige por las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y las leyes federales de los Estados Unidos aplicables, incluyendo la FTC Act y la FTC Safeguards Rule en lo que aplique a proveedores de servicios de firmas de preparadores de impuestos.

Cualquier disputa relacionada con esta Política será resuelta en los tribunales competentes de Puerto Rico.

14. Contacto

Para preguntas, solicitudes o inquietudes relacionadas con esta Política de Privacidad:

KVBN Investment, LLC DBA NexCodePR
Correo electrónico: info@nexcodepr.com
Sitio web: app.nexcodepr.com